日本企業は、
毎日 「1.6 時間×従業員数」の時間・コストを
「調べもの」に費やしている。

Case1

社内の「どこ?/どうするんだっけ?」を減らしたい

コロナ禍やテレワークの浸透により顕在化した大きな課題が「社内のコミュニケーションコスト」です。

従来まではオフィスで隣の席の人に気軽に聞けていたことが、テレワーク環境ではチャット・メールもしくは電話・ミーティングをして確認や相談をしなくてはいけなくなりました。そのため、業務上の疑問を自己解決できない人は、「どこだっけ?/どうするんだっけ?」と迷いながら、自身や他メンバーにとっての“時間泥棒”を生んでしまいます。

勘違いしてはいけないこととして、コミュニケーションコストは、テレワークをやめて解消される問題ではありません。テレワークをやめたところで、自己解決できない人はオフィス内で“時間泥棒”を生んでしまいます。

OKBIZ.シリーズ製品は、ナレッジマネジメントシステムとして、従業員の自己解決促進やコミュニケーションコストの削減を実現します。

社内の「どこ?/どうするんだっけ?」を減らしたい イメージ図
Case2

バックオフィス部門の問い合わせ対応を減らしたい

情報システム部門、財務・経理部門、人事・労務部門では、メールやチャット、電話でくる社内の問い合わせ対応で一日が終わってしまうことも珍しくありません。

しかし、問い合わせしてくる従業員も実は自己解決を図ろうとしているものです。

ではなぜ社内の問い合わせが絶えないのかというと、従業員が知りたい情報を探しにくい・アクセスしづらい、といった原因がよく挙げられます。
メーリングリストやチャットツールでの一斉通知も、社内ポータルの掲示板も、情報が流れてしまい、探したいときに限って見つからなくなるものです。

OKBIZ.シリーズ製品では、自己解決に必要な情報(ナレッジ)をストックかつメンテナンスしていける社内FAQサイトを構築・運用することができます。
また、アクセス性を向上させるための手段として、AIチャットボットの実装も可能です。

バックオフィス部門の問い合わせ対応を減らしたい イメージ図
Case3

業務の属人化リスクを解消したい

優秀な従業員の転職や休職、社内事情による他部門への転籍など、ヒトという資産は常に流動的なものです。そのため「あの人に聞かないと分からない」という属人化している業務がある場合、チームとしてはその業務の標準化・マニュアル化を進める必要があります。

属人化リスクの別の側面として「非効率業務の温床」になってしまう点も挙げられます。業務プロセス等が透明化されていないと、非効率があったとしても誰も気づけません。

OKBIZ.シリーズ製品では、属人化リスクを解消するために、チームナレッジをストックかつメンテナンスしていける社内FAQサイトを構築・運用することができます。
また、アクセス性を向上させるための手段として、AIチャットボットの実装も可能です。

業務の属人化リスクを解消したい イメージ図
Case4

教育コストを削減したい

どこの組織でも、新入社員には一日でも早く即戦力になってほしいものです。
ただ、新入社員が具体的にどのような状態になったら“即戦力”といえるのか、指標化ないし言語化できていますでしょうか?

従業員の教育というと、一般的にテクニカルスキルやポータブルスキル、リテラシーの話に終始しがちですが、土台となる「スタンス(物事に対する姿勢や指向)」の共有・教育も非常に重要です。

こうした各階層の知識・スキルをナレッジとして体系化し、集約・共有できる場所が組織には必要です。

OKBIZ.シリーズ製品では、ナレッジを集約・共有・メンテナンスできる場所として、社内FAQサイトを構築・運用することができます。
アクセス性を向上させるAIチャットボットや、ナレッジのFAQコンテンツ化を支援するサービスもご用意しています。

教育コストを削減したい イメージ図

会社が「従業員のリソース」を奪ってはいけない

よく「顧客・ユーザーの可処分時間を各社サービスが奪い合う」といった話がありますが、これは社内の従業員に対しても同様の考え方が必要です。従業員の可処分時間というのは、そのまま社内の稼動リソースという意味になります。(中略)社内ナレッジデータベースが構築できていない場合、それは会社自体が従業員のリソースを奪っている状態ともいえるでしょう。

PKSHA Communication代表取締役 佐藤哲也

組織の生産性を高める、ナレッジ体系化のフレームワーク

6つのステップで“型”をつくる

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