公開日/2021.6.14 最終更新日/2021.06.14
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【必見の3選】社内wikiツールとは?必要性や選び方、おすすめツール3選を紹介

社内wikiツールを表現する画像

Wikipediaは、インターネットを介して誰でもコンテンツを作成・編集できることからオープンな百科事典として、世界中の多くの人に活用されています。
そして、Wikipediaと同じように、社内の業務ノウハウやナレッジの“置き場所”として製品化されているのが、社内wikiツールです。

本記事では、社内wikiツールが必要とされている理由や選び方、おすすめのツールについてご紹介します。

社内wikiが必要とされる、3つの理由とは?

社内wikiツールが必要とされている理由として、主に以下の3点が挙げられます。

(1) ナレッジの共有と、属人化の防止

社内wikiツールを利用することで、業務ノウハウやナレッジを共有でき、業務の属人化を防止できます。

業務が属人化してしまうと、作業フローがブラックボックス化してしまい、業務のプロセスがマネージャー・管理職から見えづらくなります。

そうなると、従業員間で業務の進め方に差が生まれ、業務効率ひいては業務品質の均一化が見込めなくなってしまいます
また、業務が属人化している現場では、実務担当者が退職してしまうと、組織としてのナレッジの喪失にも繋がりかねません。

こうした業務ナレッジやワークフローを社内Wikiツールで一元管理しておくことで、誰でも自由にナレッジや必要情報を閲覧できるようになるため、業務品質の均一化やナレッジ喪失の防止に役立つでしょう。

(2) 業務の引き継ぎや、新人教育のコスト削減

社内wikiツールを利用することで、新入社員の教育、または異動による業務の引き継ぎがスムーズになります。

社内wikiツール上に業務ノウハウやナレッジを蓄積かつ更新できていれば、引き継ぎ 工数が大きく削減され旧担当者の負担が軽減されるだけでなく、新人担当者の独り立ちも早くなるでしょう。

(3) 業務効率化が見込める

社内wikiツールをはじめとしたナレッジ共有ツールを利用することで、業務上で疑問や不安、確認事項が生じたときに、実務者が自己解決しやすくなります。
ワークフローの一部を忘れたり、イレギュラーが起こったりしても関係者に聞いて回ったり、教育係が常について教えたりする必要はありません。

また、社内wikiのようなナレッジ共有ツールで業務内容をまとめることで、現在の業務のフローや工数、スキルなどの運用方法が明らかになります。さまざまな人が閲覧して多くの視点を得ることで、現状に最適化したり修正が必要な箇所を見つけたりしやすくなるため、作業効率や生産性アップに繋がるでしょう。

▼関連する記事
おすすめのナレッジ共有ツールをご紹介しています。

社内wikiツール(ナレッジ共有ツール) 3つの選び方

社内wikiツールといっても、さまざまなツールが開発・提供されています。
ここでは、実際に社内wikiツールをはじめとしたナレッジ共有ツールを選ぶときのポイントとして、価格・使いやすさ・セキュリティ対策の3つの面を見ていきます。

(1) 価格 (運用改善のコストは見落としがち)

社内wikiツールのコストが低ければその分経費削減につながりますが、単純に安ければ良いというわけではなく、後述する使いやすさやセキュリティ面との兼ね合いも重要です。
「初期費用イニシャル(コスト)」と「維持・運用費用(ランニングコスト)」の両方をよく検討しましょう。

また、価格面のコストを低く抑えられたとしても、社内wikiツールを運用する際の分析や改善で工数がかかってしまうようでは、人件費を切迫し本末転倒になってしまいます。
運用フェーズにおいて必要な機能やベンダーのサポートも鑑みて、運用方針に合ったツールと価格を判断しましょう。

▼参考記事
ナレッジ共有ツール『OKBIZ.』では、手厚い運用サポートを“無償”で提供しています。詳しくはこちら記事をご覧ください。

(2) 使いやすさ・ユーザビリティ

社内wikiはユーザーとなる従業員に、日々の多忙な業務の中で利用してもらう必要があります。そのため、使いやすさは最優先事項の一つです。

「使いづらい、分かりづらい、面倒くさい」と思われてしまうと、せっかく社内wikiを導入しても利用されずに終わってしまうでしょう。各ツールの無料トライアルを利用し、使いやすさを確認してもらうのがおすすめです。

(3) セキュリティ要件

社内wikiには、業務ノウハウや社内ルール、事業方針など、機密性の高い情報も多く蓄積されます。社外秘の情報が漏洩することのないよう、セキュリティ面での要件を満たしていることが大前提になります。

とくに、パスワード管理でヒューマンエラーが生じやすい認証回りは、SAML認証に対応しているツールを導入するケースが一般的です。社内にある基幹システムと同じアカウント情報を連携させることが可能なため、認証情報の漏洩リスクを未然に抑えることができます。

押さえておくべき、必見のおすすめツール3選

(1) 「NotePM (ノートピーエム)」

「NotePM」の製品ページ画像

公式ページ

「NotePM」は、Wikipediaのように簡単にWebで編集できる社内wikiツールです。ファイル共有や強力な検索機能、フォルダやタグでの情報整理、チャット連携やマルチデバイス対応など、誰でも使いやすくわかりやすい作業ができます。セキュリティ対策としては2段階認証やIPアドレス制限のほか、閲覧履歴を管理したり、ログイン端末を確認・削除したりできます。

■無料お試し:30日間
■料金プラン:3ユーザー(1000円/月)から利用可能。※100人以上はプレミアムプラン

(2) 「Confluence (コンフルエンス)」

Confluenceの公式ページ画像

公式ページ

直感的な構成で、すべての情報を「ページ」と「スペース」にまとめられる「Confluence」は、リアルタイムの共同編集やコメント追加可能な社内wikiツールです。Trelloなどの他のアトラシアンスイートを統合し、フリーアドレス化も可能。転送中・保存中のデータ暗号化、2段階認証の強制設定など、セキュリティ対策も強化されています。

■無料お試し:10ユーザーまで常に無料、その他は7日間のトライアルあり
■料金プラン:エンタープライズ向けプランは要お問い合わせ

(3) 「OKBIZ. for FAQ (オウケイビズ フォー エフエーキュー)」

OKBIZ for FAQの公式ページ画像

公式ページ

「OKBIZ. for FAQ(オウケイビズ フォー エフエーキュー)」は、FAQシステムになるため社内wikiツールとは異なりますが、ナレッジ共有ツールとして、大手企業600社以上で重宝されています。

FAQシステムはナレッジをデータベース化・一元管理できるだけでなく、高いアクセス性を実現します。
普段からGoogle、Yahoo!などのブラウザで慣れている検索操作を、見慣れたサイト形式で表現できるため、ユーザーとなる従業員自身がページを作成しやすく・アクセスしやすく・閲覧しやすい、ナレッジポータルを構築することができます。

もちろん公開権限設定やアクセス制御、また前述のSAML認証によるセキュリティ機能も実装されています。

■無料お試し:14日間
■料金プラン:月額10万円~

まとめ: まずは、求めるべきツールを明確に

業務やナレッジの属人化を防ぎ、引き継ぎや新人教育がスムーズになるほか、業務の均質化・効率アップが見込める,
社内wikiツール。価格・運用改善コストや使いやすさ、セキュリティ要件の3点は、ツール選定の際に必ずチェックしましょう。
また、社内wikiツールの他にも、ナレッジ共有ツールにはFAQシステムやマニュアル作成ツールなどいくつか種類があります。まずは自社が求めるべきツールがどれなのか、を明確にしましょう。

なお、ナレッジの属人化を防いで組織の生産性を高めるフレームワークとして、以下の資料も無料公開していますので、ぜひご活用ください。

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この記事の執筆者

OKBIZ.ブログ編集部

OKBIZ.ブログ編集部

「ナレッジアセットマネジメント(KAM)~ステークホルダーにストレスを与えない仕組みづくり~」という考え方のもと、組織内での働き方や風土・カルチャー醸成の土台となる各種システム・ツールについて、お役立ていただける情報をお届けしていきます。

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