公開日/2021.11.11 最終更新日/2021.11.11
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社内における情報共有の重要性│おすすめツールと運用の注意点・対策

社内での情報共有を表現する画像

営業やマーケティングの現場では日々、新商品や見込み客などに関するさまざまな情報が飛び交います。

その中で課題になっているのが、情報共有です。情報共有のメソッドが確立されていない組織では、必要な情報が従業員に行き渡らず、機会損失につながってしまいます。
一方、情報共有を個人の裁量に任せるのではなく、組織として仕組み化できれば生産性が高められます。

今回は、社内での情報共有の必要性と、実際に情報共有を進めるうえで役立つツールをポイントと併せてご紹介します。

社内における情報共有の考え方

情報共有といってもその対象や範囲は非常に幅広いため、計画的に実施する必要があります。特に、何を目的としてどのような対策を取るべきなのかを定義してから、施策を実行しなければなりません。

まずは、社内での情報共有が必要な理由や、情報共有の方法についてあらためて確認しましょう。

(1) 社内での情報共有の必要性

情報共有は、業務を円滑に進めるだけではなく、顧客などの対外的なコミュニケーションを行ううえでの「リスク対策」としても必要不可欠です。

業務の属人化を防ぐことでノウハウや技術の損失を防止でき、情報が適切に共有できれば組織としての成長とスキルの平準化に役立ちます。

(2) 社内情報の分類

会社に関わる情報は「形式知」と「暗黙知」に大別できます。

形式知とは文章や計算式、図表などによって既に言語化されている客観的な知識のことです。例えば個人が持つ営業のスキルをマニュアル化し、誰でも理解できるようにしたものが形式知です。

一方、暗黙知とは勘や経験といった主観的で言語化が難しい知識です。例えば、営業活動を積み重ねていくうちにクロージングのベストなタイミングが分かるようになるといったものが暗黙知です。
暗黙知は個人が持つ有益な知識であり、暗黙知を取捨選択し、形式知に「変換」し組織で共有することで大きな利益につながります。

暗黙知を言語化することで企業の経営効率を上げる概念を「ナレッジマネジメント」といいます。日本語では「知識管理」と訳され、ナレッジマネジメントを実施することで知識が活用できます。また、そこから新たな知識が生み出され、さらに効率的に活用されるというメリットがあります。

(3) 社内における情報共有の方法

情報共有には紙ベースのマニュアルや口頭での伝達などの方法がありますが、最近ではITツールを利用して情報を蓄積して共有する方法が一般的です。

営業やマーケティングであれば、部署を横断してSFAやMAツールを連携することで共有できる情報は多くなります。また、ITツールの活用は、情報を素早く探し出せるという点でも有益です。

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社内での情報共有におすすめツールの特徴とメリット

社内での情報共有に使えるツールにはどのようなものがあるのでしょうか。目的別におすすめのツールを紹介します。

(1) オンラインストレージ(ファイル共有サービス)

ファイルやデータをインターネット上に保存して管理できるサービスです。時間や場所を選ばずにファイルの共有・編集が可能で、情報を一元管理できます。

オンラインストレージは容量やユーザー数によってプランが分かれていることが多いため、まずは最低限必要なプランを契約し、ニーズに応じてアップグレードしていくと良いでしょう。

(2) 社内SNS(ビジネスチャット)

社内SNSとは、ビジネス用のSNS(ソーシャルネットワークサービス)です。

記録やファイルの共有・編集の他、ディスカッションも行えます。雑談のようなコミュニケーションがしやすいというメリットもあります。

(3) グループウェア

情報共有に関わる幅広い機能を備えたシステムをグループウェアと呼びます。
チャット、スケジュール、会議予約、ファイル共有機能など、ビジネスに必要なツールを搭載しており、それぞれを個別に導入するよりも運用しやすいのが特徴です。
グループウェアであれば関係者以外のアクセスを制限できるため、セキュリティの面においても各ツールを個別に導入するよりも安心です。

(4) Web会議(オンライン会議)システム

Web会議システムを活用すると、インターネットを介して音声や動画でリアルタイムにコミュニケーションできます。
テレワークや離れた拠点の人とも顔を見ながらの打ち合わせが可能で、表情などを確認しながら情報共有できる連絡手段です。

(5) 社内FAQサイト

FAQはFrequently Asked Questionsの頭文字を取ったもので、日本語に訳すと「よくある質問」になります。
企業のホームページに設置されているFAQは、顧客が商品やサービスに関する疑問や質問を自ら解決できることを目的として設置されます。社内FAQサイトは、その社内版と考えると分かりやすいでしょう。

FAQを社内の情報をストックするためのオンラインツールとして活用し、各種マニュアルや議事録、日報などを共有すれば、従業員が業務に必要な情報を素早く探し出すことができます。
FAQはノウハウの蓄積が容易で浸透しやすいため、他のツールと併用されることも多いのが特徴です。

社内での情報共有の注意点と対策

社内での情報共有でよくある失敗が、情報を溜めること自体が目的になってしまい、蓄積された情報をうまく活用できないことです。
そのような失敗を避け、社内の情報共有を成果につなげるためのコツを紹介します。

(1) 情報の蓄積と更新性のバランスを考える

社内での情報共有は、情報のやりとりだけでなく蓄積にも注視する必要があります。特に、ビジネスチャットやSNSでやりとりされた情報は蓄積されず埋もれやすいため、定期的にやりとりをまとめたり、ノウハウを蓄積する別ツールを利用したりすると良いでしょう。

(2) 情報共有の方法やタイミングを決める

ITツールを利用しても、日々のやりとりだけで必要な情報を共有するのは困難といえます。情報の受け手が見落とさないように、情報共有の場を設けましょう。

場を設ける際は目的を明確にし、情報共有の方法や時期、参加者、テーマといった詳細を決めることが大切です。

(3) 双方向のコミュニケーションを行う

情報共有に欠かせないのが、双方向のコミュニケーションです。やり取りが一方通行になると情報共有は難しくなるため、発信者と受信者の双方がコミュニケーションを図りやすい雰囲気作りや、環境の構築が大切です。

従業員同士が積極的に情報共有することで業務改善や属人化の防止につながります。

社内の情報共有をルール化して資産に変える

社内での情報共有の必要性と、実際に情報共有を進めるうえで役立つツールをポイントとあわせてご紹介しました。

蓄積された社内の情報は、新人教育・サービスの改善・商品やサービスに関する知識の共有などの用途に使用でき、ひいては企業の資産になります。

情報を蓄積するうえで同時に考えたいのが、集めた情報を活用する方法です。必要な情報に、誰でも簡単にアクセスする仕組みを構築すれば、情報共有と活用が従業員の日常業務に自然と組み込まれるでしょう。

なかでも、社内向けFAQは、情報の探しやすさと管理のしやすさという点において、社内の情報共有におすすめのツールです。

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※出典:デロイト トーマツ ミック経済研究所「マーテック市場の現状と展望2021年度版 クラウド型CRM市場編(第5版)」

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OKBIZ.ブログ編集部

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